Há três anos operando com o Tasy, o
hospital paulista, que passou a ter suas informações organizadas em um
fluxo de dados e processos uniformes, já parte para uma nova etapa em
busca da sofisticação funcional
Gerenciar de forma eficiente processos
assistenciais e administrativos, gerar dados relevantes para a tomada de
decisões estratégicas do hospital e aumentar a transparência das
informações geradas na instituição em todos os seus departamentos. Essas
são algumas das vantagens em se adotar um sistema de ERP clínico ou
administrativo. No entanto, para que isso seja possível, é necessário
que processos sejam revistos e o hospital tenha um modelo de governança
em TI adequado para suportar as novas tecnologias.
Em 2005, quando o atual gerente de TI do hospital Samaritano, Klaiton
Simão, assumiu sua função na instituição, ele trabalhava com sistemas
de gestão diferentes: um com foco na gestão assistencial, desenvolvido
pelo próprio hospital, e um administrativo- financeiro, da Microsiga,
atual TOTVS.
Em 2006 e 2007, o executivo atuou fortemente na mudança do então
atual modelo de governança de TI do Samaritano, e em 2008, após a
reformulação, iniciou o projeto de implantação de uma nova ferramenta de
ERP.
O projeto de escolha do novo sistema começou em 2008, e o primeiro
passo foi constituir um comitê gestor do projeto que tivesse o
envolvimento de todas as lideranças da organização, uma vez que essa
iniciativa não poderia ser vista apenas como um projeto de TI, e sim
como uma demanda corporativa. “O Hospital Samaritano, naquele momento,
já estava iniciando a construção do novo complexo hospitalar, e, por
esse motivo, precisávamos de uma nova ferramenta de gestão para que o
hospital tivesse uma eficiência melhor em seus processos internos de
controles e fluxos e, para que o hospital, operando com o dobro de sua
capacidade, tivesse uma plataforma operacional mais segura e eficiente”,
completa o gerente de TI do Samaritano.
Para formar esse comitê foram convidadas, além da equipe de TI,
responsável pelo projeto, as diretorias clínica, técnica, gerências de
enfermagem, operações, planejamento e um consultor médico- especialista
na área de implantação em projetos de TI.
De acordo com Simão, após a elaboração do comitê, o próximo passo foi
elaborar uma Request For Information (RFI), conceito utilizado em
gerenciamento de projetos para especificar todos os requisitos que uma
determinada solução de software precisa para atender as necessidades do
hospital. “Depois de, elaborada, encaminhamos a RFI para todas as
empresas de solução do mercado.”
Com base nas respostas das empresas o hospital começou o processo de
escolha do novo sistema com 18 empresas, nacionais e estrangeiras. “Com
essa RFI, chegamos a três finalistas, pois a gama de requisitos era
muito abrangente e apenas três cumpriam o que solicitamos”, acrescenta o
executivo.
Segundo ele, o processo de formar o comitê gestor e fazer a RFI, que
deu origem a uma Request For Proposal (RFP), durou de oito meses e a
opção foi pelo Tasy, da Wheb Philips. “Em setembro do mesmo ano, o
projeto de implantação do ERP começou efetivamente”.
A implantação do Tasy no Samaritano durou sete meses, terminando em março de 2009, quando entrou, efetivamente, em operação no Samaritano integrando as áreas clínica e administrativa.
Para a execução do projeto de implantação, a TI do hospital realizou
um levantamento dos processos e uma análise de aderência da ferramenta, e
adaptou alguns de seus processos ao sistema. “O hospital mudará a forma
de trabalhar para se adaptar à ferramenta, premissa que foi fundamental
para o sucesso da implementação. É claro que esta decisão trouxe um
back log grande de pendências, pois vivíamos no hospital um cenário que
precisava de mudanças em seu sistema, com áreas bem assistidas pelo ERP e
outras que sequer utilizavam ele”, ressalta Simão.
Há três anos operando com o Tasy, o hospital paulista passou a ter
suas informações organizadas em um fluxo de dados e processos uniformes
já parte para uma nova etapa em busca da sofisticação funcional. “Isso é
usar efetivamente a tecnologia da informação como alicerce estratégico.
Não dá pra pensar em estratégia se minha base de dados está podre, e
este é um erro muito comum que vemos as organizações fazerem”, afirma.
O Samaritano trabalha na implantação de
uma série de ferramentas que orbitam sobre sua base transacional, que
efetivamente representam um diferencial estratégico. “É nesse momento
que a TI efetivamente pode contribuir com a estratégia da organização ao
invés de só ficar no registro do dado e seu controle”, finaliza o
gerente de TI do hospital.
Por Guilherme Batimarchi para a revista FH
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